Som selve «oljen i det store forskningsmaskineriet» er de ansatte innen forskningsadministrasjon hverdagsheltene som fort kan bli glemt, når søkelyset er på forskningsresultater, prosjektmidler og aktualitet i samfunnsdebatten.
Jon Emil Halvorsen for Forskningspolitikk
– Det er liten tvil om at verden blir mer kompleks og krevende – også når det gjelder det administrative som rammer inn forskningen. Her må vi være «på ballen», slik at vi kan bistå og være en god sparringspartner.
– Sindre Findal Vinje, Fafo
I fokuset på forskningen og kampen om forskningsmidler, økte krav til resultater og debatten om tellekantsystemer, er det forskerne selv som ofte fører ordet. Det er rimelig. Det er likevel fort gjort å glemme den delen av arbeidet ved universiteter, høyskoler og institutter som ikke synes så godt i mediebildet, men som likevel løfter forskningen gjennom en daglig tilrettelegging for og en støtte til det vitenskapelige arbeidet: forskningsadministrasjonen og de teknisk-administrativt ansatte.
Mens åtte av ti teknisk-administrativt ansatte ved universiteter og høyskoler sier at de er fornøyde med jobben, er mangel på muligheter til karriereutvikling noe flere setter fingeren på. Dette kom frem i en ganske ny undersøkelse utført av NIFU – Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU-rapport 2024:2)1.
Undersøkelsen, som er utført på oppdrag fra Forskerforbundet, har kartlagt sentrale aspekter ved arbeidssituasjonen til teknisk-administrativt ansatte i universitets- og høyskolesektoren i Norge. Mer spesifikt settes det søkelys på kompetanse- og karriereutvikling, endring i arbeidsoppgaver, samarbeidsklima, jobbtilfredshet samt karriereprogresjon og lønnsutvikling i forhold til andre grupper.
Det fremgår tydelig av undersøkelsen at et klart flertall oppfatter mulighetene for karriereutvikling som begrensede når de sammenligner seg med de vitenskapelig ansatte. Teknisk-administrativt ansatte i UH-sektoren har klart lavere lønnsvekst enn tilsvarende ansatte i andre sektorer. I tillegg til arbeidsoppgaver som har blitt mer komplekse over tid, økte rapporteringskrav og effektiviseringstiltak, opplever enkelte samarbeidsrelasjonene med de vitenskapelig ansatte som utfordrende. De føler seg lite verdsatt og at deres kompetanse ikke blir tatt på alvor.
Likevel er langt de fleste teknisk-administrativt ansatte i UH-sektoren fornøyde med jobben sin, skal vi tro undersøkelsen; med oppgavene, det sosiale miljøet og nærmeste leder. De aller fleste opplever også et godt samarbeid med de vitenskapelig ansatte.
Forskningsadministratoren
Men hvem er de som jobber i forskningsadministrasjon, hva gjør de, hvilke bakgrunner har de, hvordan er deres hverdag, og hvordan arter samarbeidet med den vitenskapelige staben seg?
Først: Hva er en «forskningsadministrator»?
NARMA – Norsk nettverk for forskningsadministrasjon – definerer en forskningsadministrator som «en person med spesifikke administrative ferdigheter og menneskelige egenskaper som er nødvendige for å gjennomføre institusjonens oppdrag innen forskning».2
Som tidligere kommunikasjonsrådgiver og ansatt innen forskningsadministrasjon, føler jeg at denne definisjonen treffer ganske bra når det gjelder mine egne erfaringer fra jobben. Den kan imidlertid diskuteres, og der noen også vil inkludere organisasjonsforståelse, mener andre at «en administrator er en administrator uavhengig av hvilke tjenester som skal leveres».
– Mange virksomheter tenker at akkurat de er unike, men i bunn og grunn er de fleste organisasjoner ganske like. Jeg tror ikke man trenger andre administrative ferdigheter eller menneskelige egenskaper for å administrere forskning enn andre kunnskapsbedrifter. – Claes Lampi, NIFU
Jeg har lyst til å høre litt mer om hva de som nå jobber med forskningsadministrasjon, tenker rundt betydningen av jobben deres: om arbeidsoppgavene, om samarbeidet med forskerne, om pluss og minus og om deres rolle i det store forskningsmaskineriet.
Sindre Findal Vinje jobber som forskningsrådgiver ved Institutt for arbeidslivs- og velferdsforskning i den frittstående samfunnsvitenskapelige forskningsstiftelsen Fafo i Oslo.
Fafos oppdrag er å utvikle kunnskap om vilkårene for deltakelse i arbeidsliv, organisasjonsliv, samfunn og politikk, om sammenhengene mellom politikk og levekår, og om demokrati, utvikling og verdiskaping.3 Som et frittstående forskningsinstitutt er det et av de mest kjente i Norge, og Fafos forskere er jevnlig i media.
Som én av til sammen åtte som jobber innen forskningsadministrasjon ved Fafo i Oslo, er det Sindres oppdrag å yte forskningsstøtte i form av prosjektledelse, bistå med kontraktinngåelser og andre avtaler med samarbeidspartnere, rapporteringer, rådgivning og annet. I tillegg leder Sindre Fafos KI-gruppe (intern kompetanseutvikling) og IT-brukerutvalget.
– Opplever du at du rekker over alt i en travel hverdag? Hvilke tidstyver opplever du kommer i veien for den jobben du skal gjøre?
– Tidstyver kan være ad-hoc-oppgaver (men som også kan være høyst nødvendige), sykdom i staben, det kan også være at det er noe diskrepans mellom «når jeg er klar/har anledning» til å gjøre jobben og når forskerne er klare med sitt arbeid – men det er nesten sånn det må være. Det hender man blir forsinket, må kvalitetssikre, får en ekstra idé etc. Eller at det kan være – for eksempel – ulike utfordringer eller misforståelser med våre samarbeidspartnere.
NIFU-rapporten forteller at mulighetene for kompetanseheving i form av kursing og lignende oppfattes av de teknisk administrativt ansatte som nokså gode formelt sett, men at det i realiteten er slik at mangel på tid og ressurser kommer i veien. Få opplever at det finnes gode planer for karriereutvikling eller klare rutiner for deres kompetanseutvikling. Store deler av denne kompetanseutviklingen synes i stedet å foregå i selve arbeidssituasjonen.
Sindre mener at tydeligere definerte stillinger og karriereveier kan være en måte å bedre dette på.
– Det er nå et litt utydelig landskap.
Han mener at ledelsen kan bistå ved å legge til rette for dette i praksis, og at de ansatte selv kan være involvert i sin egen kompetanseheving ved å være proaktive om behov og ønsker og melde inn i rette fora.
Godt partnerskap eller «fornuftsekteskap»?
Innen forskningen er det ofte en beinhard kamp om midler og ressurser. Forskerne bruker mye av sin tid til å søke om nettopp dette. Konkurransen er hard, og potten som skal fordeles, er ikke alltid veldig stor. Det har blitt hevdet fra noen forskerhold at nettopp forskningsadministrasjonen gjør krav på mye av midlene som heller burde ha kommet forskningen og forskningsprosjektene til gode. Det kan likevel virke som om dette ikke er representativt for flertallet.
Claes Lampi sier det på denne måten:
– Jeg synes jo det er synd dersom det blir friksjon mellom to parter som egentlig er på samme lag og skal stå sammen om felles leveranse. Jeg opplever heldigvis ikke noe slikt i min hverdag – jeg føler meg sett og at man er takknemlig for den jobben som gjøres. Dog vil det i alle organisasjoner være noe intern diskurs om midler.
– Jeg føler helt klart at forskningsadministratorer og forskningsrådgivere blir verdsatt, og at vi får de ressurser vi trenger for å få utført vårt arbeid. Man skulle alltid gjerne hatt mer, men der er man nok ikke alene.
Ved NIFU leder administrasjonssjef Lampi en stab på 11 ansatte innen kommunikasjon, personal, IT, bibliotek, økonomi og kantine. Når det gjelder narrativer om at administrasjonen «stjeler» forskningsmidler fra forskerne, sier han at han opplever lite av den typen kritikk i dag:
– Det er selvfølgelig viktig å ha et bevisst forhold til administrasjonens størrelse og sørge for å innrette virksomheten slik at mest mulig ressurser går til formålet. Det inkluderer en effektiv administrasjon som verken er for stor eller for liten.
– Dette gjelder også andre virksomheter. Bistands- og innsamlingsorganisasjoner har for eksempel en lang tradisjon for å bli målt på «administrasjonsprosenten». Det vil si hvor stor andel som går til det faktiske formålet, og hvor stor andel som går til administrasjon. I de fleste virksomheter varierer det mellom 10 og 25 prosent.
– Hvor stor betydning føler du at økonomi har for at dere skal få gjort en god jobb, og hva tenker du om prioritering av forskningsadministrasjon kontra forskningsavdelingene/områdene?
– God økonomistyring er helt avgjørende for å kunne drive en virksomhet på en profesjonell måte. Dette er ikke noe som kan prioriteres bort, men det må innrettes på en slik måte at man ikke bruker unødvendig med ressurser.
– Jeg tror det viktigste er å ha et godt arbeidsmiljø og en god kommunikasjon mellom forskning og administrasjon. Da vil man sammen finne de gode løsningene.
– Hva tenker du om at ansatte som jobber med forskningsadministrasjon, bør ha en viss faglig innsikt i det vitenskapelige arbeidet som utføres ved institusjonen/instituttet/organisasjonen? Og bør ansatte i forskningsadministrasjonen tilbys kurs/kompetanseløft for slik å kunne bli en enda bedre støtte?
– Det kommer an på hvilket fagfelt man snakker om. Det er definitivt viktig på kommunikasjonssiden, mindre viktig på HR/ personalsiden. Jeg tenker man hele tiden bør lære seg noe nytt. I hvilken form dette skjer, kan variere. Det er sjelden noen ulempe med mer kunnskap. I NIFU er det lav terskel for å delta på kurs og kompetansehevende tiltak.
Ved Fafo mener Sindre at det er vanskelig å si hvorvidt det finnes områder der administrativt ansatte kan bli involvert sterkere i forskernes arbeid enn de er i dag, men at involvering på et tidlig stadium er viktig.
– Det er vanskelig å gi et entydig svar på dette, da samhandlingen med forskere er ulik. Det er noe ulikt hva forskere ønsker å gjøre selv, og hva de ønsker å få bistand til – eller samarbeide om. Jeg vet det er litt ulik praksis på hvordan og når man involverer forskningsrådgiver.
– En utfordring for oss i forskningsadministrasjonen er at vi gjerne skulle vært involvert tidlig, slik at vi fikk en mer helhetlig oversikt over de prosjektene der vi bistår. Det kan noen ganger bli litt fragmentert.
Forskernes talerør?
Noen av de som arbeider tettest på forskernes egne prosjekter og resultatene av deres vitenskapelige arbeid, er de ansatte innen forskningskommunikasjon.
Her er det viktig å være klar over at ikke alle deler av UH-sektoren definerer dette som en del av administrasjonen, men heller
som markedsføring og kommunikasjon, noen ganger i form av en egen kommunikasjonsavdeling. Likevel er det mange sammenfallende oppgaver og likheter i arbeidshverdagen og deres forhold til de vitenskapelig ansatte.
De som jobber med forskningskommunikasjon, kan også sies å være et talerør for forskerne, ved å bistå dem med å nå bredere ut med deres vitenskapelige arbeider og lettere selge seg inn til media.
Taran Cecilie Skjerdal jobber som kommunikasjonsrådgiver ved Høyskolen Kristiania, og arbeider med blant annet redigering av tekster til online- og papirmagasinet Kunnskap Kristiania, som hennes avdeling (forskningskommunikasjon og innovasjon) drifter. Taran holder i tillegg kurs for forskere og ph.d.-studenter på norsk og engelsk for å gi dem verktøyene de trenger for å nå ut i media og til samfunnet med populærvitenskapelig formidling, og hun coacher også fagfolk en-til-en.
– Jeg opplever at den personlige kontakten har mye å si for at forskere skal stikke hodet frem i offentligheten – ikke alle er like bekvemme med det. – Jeg jobber også veldig aktivt med innsalg til eksterne medier, og så å si alle saker som publiseres på Kunnskap Kristiania, har vært publisert i andre, redaktørstyrte medier.
– Det overordnede målet er at kunnskapen ved Kristiania skal komme samfunnet til gode og ha positive samfunnseffekter. Det får vi også til gjennom for eksempel arrangementer som Kristiania-frokoster med faglig innhold og paneldebatter. Da inviterer vi relevante bransjer og interessenter både som foredragsholdere og paneldeltakere og som gjester, og skaper en møteplass og mulighet for påfyll av kunnskap og fersk forskning.
– Hvilke utfordringer kan du møte på i arbeidet med å formidle forskernes funn? Samarbeider dere godt med de vitenskapelig ansatte på Kristiania?
– Jeg synes samarbeidet med de vitenskapelig ansatte jevnt over går veldig fint, og det å få samarbeide med de vitenskapelig ansatte for at fagkunnskapen deres skal bli bedre kjent blant folk flest, er noe av det beste ved jobben min.
– Men ikke all forskning er like enkel å formidle. Det hender for eksempel at noen har utarbeidet en spesiell programmeringsmodell som kan brukes som basis i videreutviklingen av IT-løsninger – en del av dette kan ha et veldig smalt publikum og er så teknisk og spesialisert at det kan være lite hensiktsmessig å forenkle det for «hvermansen».
– Hvordan er du/dere med på å legge til rette for at de vitenskapelig ansatte skal få formidlet forskningen sin?
– Noe av det vi gjør, er at vi følger med på de vitenskapelige publiseringene deres, tar kontakt med forskeren og spør om de vil lage en populærvitenskapelig artikkel/kronikk om det de har funnet. Da drodler vi gjerne litt med dem ved behov, og hjelper dem for eksempel med å finne en god vinkling.
– Ofte stiller vi dummies-spørsmål for å hjelpe dem på gli: Hva har du funnet ut? Hvorfor er dette viktig? Hva kan disse forskningsresultatene brukes til?
– Jeg pleier å kalle det «tekst-tango» når jeg går gjennom en slik «dans» med forskerne våre; kanskje sender de meg et utkast, så er vi i gang – vi tar ett steg frem, to til siden, vi lytter til hverandre, skaper en tekst sammen og har det gøy underveis.
– Hvor stor betydning føler du at økonomi har for at dere skal få gjort en god jobb, og hva tenker du om prioritering av forskningsformidling kontra forskningsavdelingene/områdene?
– Ved Kristiania inngår forskningsformidling som en svært viktig del av strategiske planer fremover på reisen mot å bli universitet. Forskningsformidling er lagt under prorektor for arbeidsliv og innovasjon, blant annet fordi formidling henger så nært sammen med at samfunn og næringsliv skal få tilgang til forskningen og kunne ta den i bruk.
– Som en ideell stiftelse der alt eventuelt overskudd går tilbake til studentene, er vi naturligvis iblant presset på økonomi. Mer enn noe annet gir dette seg utslag i at vi som jobber her, noen ganger må løpe litt fortere for å få gjort alt vi har planlagt og har ambisjoner om å gjøre.
– Vi skulle gjerne hatt enda flere hender, slik at vi kunne fått til enda mer, for det å bringe forskningen ut til samfunnet er ikke bare ønskelig og nødvendig, det er også en viktig del av høyskolens samfunnsoppdrag.
Til slutt: hva mener de tre selv er god forskningsadministrasjon/ kommunikasjon, og hva liker de best ved jobben?
Claes: – Å sørge for at alle administrative tjenester fungerer så godt at forskerne glemmer at vi er der. – Varierte oppgaver, gode kollegaer og en god lunsj.
Taran Cecilie: – Når man evner å nå frem til folk med faglige funn som kan bidra til at de får økt kunnskap eller nye perspektiver. – Jeg lærer noe nytt hele tiden i kontakt med de vitenskapelig ansatte, jeg får jobbe med fersk forskning, det er svært meningsfylt å kunne bidra til at samfunnet blir mer opplyst […].
Sindre: – Fine og kompetente kollegaer, i kombinasjon med spennende og viktig forskning. – En god forskningsadministrasjon sørger for at forskerne får bruke seg selv til det de er best på – å forske.
Topp foto: karandaev